Офисный переезд редко ограничивается перевозкой коробок из одного здания в другое. Для бизнеса главная задача заключается в сохранении рабочего ритма. В понедельник отдел продаж должен отвечать клиентам, бухгалтерия — проводить платежи, руководство — проводить встречи. Поэтому дату освобождения старого помещения и дату фактического запуска нового офиса лучше разделить. Между ними нужен период, в течение которого обе площадки будут доступны одновременно.
Практическая последовательность начинается с подготовки инфраструктуры нового помещения. Сначала должны заработать интернет, телефония, система контроля и управления доступом, серверное и сетевое оборудование, электропитание рабочих зон. После этого перевозят сотрудников, которым для работы достаточно компьютера и доступа к корпоративным системам. Подразделения, зависящие от архивов, образцов, специального оборудования или постоянного приема посетителей, переводят отдельными этапами. Такой порядок позволяет выявлять проблемы постепенно, пока старая площадка остается доступной.
Отдельный этап — помещения, от которых зависит внешняя работа компании. Если необходимо заказать мебель для переговорной, заказ разумно привязать к дате первых встреч на новой площадке, предусмотрев запас времени на производство, доставку и монтаж. Переговорная часто требуется раньше, чем офис полностью заполнится сотрудниками: сюда приезжают поставщики, кандидаты, клиенты, технические специалисты и представители арендодателя.
Что действительно стоит перевозить
Одна из распространенных ошибок — автоматический перенос всего имущества со старой площадки. Перед заказом транспорта проведите инвентаризацию и определите для каждого предмета одно из трех действий: перевезти, списать или передать.
Особенно внимательно проверяйте предметы, которые должны разместиться в конкретных помещениях. Замерьте не только их габариты, но и дверные проемы, лифты, коридоры нового здания. Шкаф длиной 2400 мм может физически пройти через дверь, однако его не всегда удастся развернуть в узком коридоре. Подобные сложности нередко обнаруживаются уже во время монтажа, когда транспорт и работа грузчиков оплачены.
Составьте таблицу имущества с указанием подразделения, старого и нового помещений, номера предмета и требуемого действия. Одинаковую маркировку нанесите на коробки и крупные предметы. Грузчики должны получать конкретное указание «кабинет 312» вместо просьбы найти представителя финансового отдела.
Перевозите подразделениями
Схема «в пятницу собираемся, в понедельник работаем на новом месте» создает слишком много взаимозависимых задач, которые должны быть выполнены одновременно. Надежнее переносить офис блоками.
Сначала сформируйте тестовую рабочую группу из нескольких сотрудников. Они проверят интернет, печать, доступы, розетки, освещение, связь и бытовые процессы. После устранения замечаний переводите основной персонал. Последними можно переносить подразделения, для которых особенно критична непрерывность работы.
Назначьте одного координатора переезда со стороны компании. Сотрудники сообщают ему о проблемах, а он распределяет задачи между перевозчиком, ИТ-службой, управляющей компанией и другими исполнителями. Если каждый сотрудник самостоятельно обращается к подрядчикам, информация быстро становится противоречивой.
Проведите запуск до первого рабочего дня
За 24–48 часов до перевода очередной группы посадите сотрудника на реальное рабочее место и попросите выполнить обычный набор действий: включить компьютер, подключиться к сети, распечатать документ, совершить звонок, воспользоваться переговорной, получить пропуск.
Переезд целесообразно завершать по подразделениям. Отдел переводят после проверки его новой рабочей зоны. Такой подход снижает вероятность ситуации, при которой вся компания одновременно оказывается в новом помещении и одновременно обнаруживает десятки недоработок.
А пока вы ждете, подпишитесь на нас в социальных сетях:
